Cổng Elearning và Tư vấn trực tuyến

Số hóa tài liệu là gì? Tại sao số hóa tài liệu không còn là cụm từ quá xa lạ trong thời đại 4.0 như hiện nay. Dịch vụ số hóa tài liệu được rất nhiều cá nhân, doanh nghiệp quan tâm bởi tính tiện ích mà nó mang lại. Với số hóa tài liệu, các phương pháp lưu trữ thủ công truyền thông đã dần được thay thế. Hãy cùng OCD tìm hiểu những giá trị thực mà số hóa tài liệu mang lại qua nội dung bài viết dưới đây. 

Số hóa tài liệu là gì? 

Tài liệu và giấy tờ luôn tăng lên và chất đống theo từng ngày, trừ khi doanh nghiệp thu dọn thường xuyên. Điều này đồng nghĩa với việc: khi quy mô công ty phát triển hơn thì số lượng giấy tờ cũng tăng theo cấp số nhân.  10 tủ hồ sơ luôn chiếm diện tích hơn 1 tủ. 100 file tài liệu cũng luôn nhẹ hơn 1 file tài liệu. Vậy, câu hỏi đặt ra là: giấy tờ càng nhiều thì lưu trữ ở đâu khi diện tích không gian có hạn? Hơn nữa, rất khó để lưu trữ khối “tài sản” khổng lồ này. Hiểu được những khó khăn này, một giải pháp mang tên số hóa tài liệu đã ra đời. 

Số hóa tài liệu là công việc chuyển đổi các dạng tài liệu truyền thống: chữ viết tay, bản in, âm thanh, hình ảnh,… sang chuẩn tài liệu mà máy tính có thể nhận biết được. Các tài liệu đã được số hóa sẽ được lưu trữ trên máy chủ riêng hoặc trên nền tảng đám mây. Sau khi được số hóa, tài liệu sẽ dễ dàng quản lý hơn với một lượng không gian nhất định. Bạn không còn phải lo lắng việc bảo quản hay làm mất các tài liệu quan trọng. 

Dịch vụ số hóa tài liệu được rất nhiều cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp quan tâm

1000 lý do tại sao phải số hóa tài liệu?

Có nhiều lý do dẫn đến việc số hóa tài liệu trở nên quan trọng tại nhiều tổ chức, doanh nghiệp. Nếu bạn chưa đủ động lực để tiến hành số hóa, hãy tham khảo những lý do dưới đây:

• Trước tiên, số hóa tài liệu để giảm thiểu không gian, diện tích, tài nguyên khi lưu trữ tài liệu dưới dạng truyền thống. Hãy thử tượng tượng, văn phòng của bạn sẽ đẹp hơn biết bao khi không còn giấy tờ ngổn ngang. 
• Tài liệu sau khi được số hóa sẽ tập trung, gọn nhẹ. Do đó, sẽ dễ dàng hơn rất nhiều khi bạn tìm kiếm chúng. 
• Các tài liệu sau khi được số hóa luôn dễ dàng để chia sẻ hơn tài liệu thủ công. Bạn có thể gửi fax, chuyển mail mà không cần nhờ tới các đơn vị vận chuyển. Số hóa tài liệu giúp nâng cao hiệu quả và năng suất làm việc. Sau khi số hóa tài liệu, nhiều người và nhiều phòng ban đều có thể truy cập đồng thời, từ đó cải thiện khả năng cộng tác khi làm việc. 
• Tài liệu được lưu trữ an toàn, dễ tìm kiếm. Các phương pháp kỹ thuật số luôn giúp tài liệu được bảo đảm an toàn hơn các phương pháp lưu trữ thông thường.  ài liệu số hóa được lưu trữ hoặc sao lưu  trên các máy chủ từ xa có giao thức bảo mật cao. Ngoài ra, không giống như tài liệu giấy, số hóa tài liệu hầu như không có nguy cơ bị mất hoặc thất lạc. Bên cạnh đó, bạn hoàn toàn có thể lưu trữ dựa theo cấu trúc nhất định để tìm kiếm dễ dàng, nhanh chóng hơn. 
• Bạn giảm thiểu được rất nhiều không gian lưu trữ. Không còn nghĩ về không gian để lưu trữ tài liệu. Không còn giấy tờ chất đống thành núi cao. Các chi phí liên quan đến việc lưu trữ các tệp giấy cũng được loại bỏ.
• Số hóa tài liệu góp phần giảm lượng giấy vào môi trường. Khi số hóa tài liệu, chất thải giấy được loại bỏ đáng kể. Hãy nhớ, tiết kiệm giấy là bảo vệ môi trường.

Vì lý do nào mà bạn quyết định số hóa tài liệu

Các yếu tố liên quan đến hoạt động Số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không thể thành công nếu không xét đến các yếu tố liên quan. Các yếu tố này sẽ tác động trực tiếp đến tốc độ và kết quả của quá trình số hóa. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng: 

• Xác định mục tiêu số hóa tài liệu.

Bạn không thể “số hóa” cho vui mà không quan tâm đến mục đích cuối cùng. Bạn cũng không thể số hóa để “nới rộng không gian” mà không biết làm gì với số tài liệu đã số hóa. Cuối cùng, nhân lực và tiền bạc bị tiêu tốn nhưng không hề mang lại giá trị thực sự. Hãy xác định mục tiêu rõ ràng khi bắt đầu số hóa như: dễ dàng chia sẻ, rút ngắn quy trình làm việc,để phục vụ nghiên cứu, đào tạo hay kinh doanh; đối tượng sử dụng. 

• Lựa chọn các trang thiết bị chuyên dụng.

Nên lựa chọn các nền tảng cho phép lưu trữ và khai thác tài liệu đã được số hoá với nhiều định dạng khác nhau. Với chúng, bạn có thể dễ dàng truy cập và khai thác thông tin trực tuyến.

• Lựa chọn tài liệu.

Trên thực tế, không thể nào số hóa toàn bộ các tài liệu hiện nó. Hãy lưu ý rằng chỉ nên số hóa các tài liệu cần thiết và quan trọng. Khi lựa chọn tài liệu, cần chú trọng đến nhu cầu về nội dung; các tài liệu chỉ có một bản, quý hiếm,…

• Nhân lực phục vụ số hóa tài liệu.

Lựa chọn người có khả năng  tiếp nhận và làm chủ công nghệ số hóa tài liệu là vô cùng quan trọng. Điều này đảm bảo các tài liệu được số hóa có chất lượng và lưu trữ trong thời gian dài. 

• Kinh phí số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không phải công việc đơn giản với chi phí thấp. Khi quyết định số hóa, bạn phải chấp nhận bỏ ra một khoản kinh phí khá lớn: mua các trang thiết bị scan chuyên dụng, phần mềm nhận dạng. Bên cạnh đó, các kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực số hóa tài liệu cũng không hề nhỏ. 

Khi số hóa tài liệu, hãy quan tâm tới các yếu tố trên

Các loại tài liệu nào nên được số hóa? 

• Thư từ chính thức
• Giấy tờ tài chính
• Hợp đồng thỏa thuận
• Hồ sơ bệnh án
• Hồ sơ nhân sự
• Hóa đơn và biên lai 
• Bản đồ khảo sát
• …

Trước khi bắt đầu số hóa tài liệu, hãy cần nhắc những gì ” quan trọng” và ” kém quan trọng”. Điều này để phân định sự ưu tiên khi số hóa, cũng như loại bỏ những thông tin không còn giá trị. 

Số hóa tài liệu không thể thiếu các công cụ đi kèm

Bảo mật – yếu tố quan trọng khi số hóa tài liệu

Một trong những yếu tố quan trọng khi tiến hành số hóa tài liệu là tính bảo mật. Tự làm hay sử dụng dịch vụ số hóa tài liệu, bạn đều cần lưu ý những điểm dưới đây:

• Thiết bị số hóa cần được bảo vệ. Điều này đơn giản là để xác định đích danh người dùng. Sẽ không ai có quyền truy cập nếu không phải chủ sở hữu hoặc được cho phép sử dụng.  
• Ổ cứng chứa tài liệu có thể bị sao lưu và phát tán. Chính vì thế, các ổ cứng cần được bảo vệ chặt chẽ để tránh hiện tượng mất cắp, hư hỏng. 
• Theo dõi và quản lý bảo mật. Bất kỳ một hệ thống nào cũng cần được con người giám sát, cho dù là tối an đến đâu. Số hóa tài liệu cũng vậy. Hãy theo dõi để tránh tình trạng thất thoát thông tin ra bên ngoài.

Chi phí số hóa tài liệu là gì?

Chi phí số hóa tài liệu không phải là con số nhỏ. Bạn phải đầu tư các trang thiết bị scan chuyên dụng với các phần mềm số hóa. Điều này đảm bảo tài liệu được số hóa ổn định từ khâu phát triển, lưu giữ, bảo quản đến khai thác. Bên cạnh đó, kinh phí để triển khai đào tạo nguồn nhân lực cũng không hề nhỏ. Họ phải là những cá nhân biết cách sử dụng hệ thống thông tin để triển khai sử dụng hiệu quả. 

Với lượng nguồn lực phải bỏ ra như trên, việc thuê đơn vị số hóa tài liệu là hoàn toàn hợp lý. Bài toán “đi thuê” luôn đơn giản hơn là ” tự làm” khi thiếu nguồn lực và chuyên môn. Đó chính là lý do khiến nhiều công ty cung cấp dịch vụ số hóa ra đời. 

Danh sách các công ty cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu

Hiện nay, dịch vụ số hóa tài liệu không hiếm. Chỉ riêng ở Việt nam, chúng ta có thể tìm thấy rất nhiều nhà cung cấp khác nhau với chi phí đa dạng. Hãy cùng OOC tìm hiểu: 

Dịch vụ số hóa tài liệu của OOC

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC cung cấp dịch vụ số hóa tài liệu với quy trình rõ ràng, mục tiêu linh hoạt và chi phí hợp lý.

Các dịch vụ số hóa tài liệu OOC cung cấp

• Quét tài liệu giấy, chuyển thành file. 
• Tổ chức, sắp xếp file tài liệu
• Xây dựng cơ sở dữ liệu
• Tích hợp CSDL vào phần mềm quản lý
• Tổ chức hệ thống  cấp phát dữ liệu
  

Quy trình thực hiện dịch vụ số hóa tài liệu

• Khảo sát nhu cầu khách hàng
• Tiếp nhận tài liệu
• Chuẩn bị, sắp xếp, kiểm tra và phân loại tài liệu (file, kẹp gim, tài liệu kém chất lượng…
• Scan tài liệu và thiết lập hệ thống ảnh (scan và định dạng ảnh theo yêu cầu)
• Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ tài liệu số (đặt tên, mã, sắp xếp tài liệu số, lưu trữ khoa học…)
• Kiểm tra chất lượng (theo tiêu chuẩn scan)
• Chuyển giao tài liệu (Bàn giao DVD/ CD/ Server/ web/ Cloud… kèm tài liệu ban đầu)

Lý do lựa chọn dịch vụ Số hóa tài liệu của OOC

Sự khác biệt

• Thực hiện nhanh chóng, chính xác, chất lượng đẹp
• Cam kết đúng thời gian yêu cầu
• Hệ thống máy tính xử lý dữ liệu cấu hình mạnh, tự động sao lưu, đảm bảo không bị mất/ thất thoát dữ liệu
• Hệ thống máy scan hiện đại, tiên tiến
• Chi phí triển khai cạnh tranh
• Tư vấn các giải pháp hiệu quả sau chuyển dữ liệu giấy lên file

Nguồn nhân lực

• Các nhân viên thực hiện được đào tạo bài bản, nhiều kinh nghiệm
• Đội ngũ quản lý dự án nhạy bén, nhiều kinh nghiệm
• Quy trình chặt chẽ, tiên tiến và linh hoạt xử lý các tình huống phát sinh
• Chịu được áp lực cao với số lượng tài liệu lớn trong thời gian ngắn, đảm bảo quá trình số hóa tài liệu diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, độ chính xác cao và chất lượng hình ảnh đẹp, lưu trữ khoa học

Tính bảo mật

OOC áp dụng các chuẩn nghề nghiệp cao và tuân thủ những nguyên tắc sau đây trong quá trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ với khách hàng:

• Bảo mật tuyệt đối, không tiết lộ thông tin của khách hàng đối với bên thứ ba;
• Tôn trọng, không vi phạm bản quyền đối với các sản phẩm trí tuệ thuộc sở hữu của khách hàng mà tư vấn được tiếp cận trong thời gian tiến hành công việc

Công ty TNHH Giải pháp Phần mềm CMC

CMC là một tập đoàn công nghệ cung cấp các giải pháp về phần mềm tại Việt Nam. Trong số đó, dịch vụ số hóa tài liệu cũng là một trong những dịch vụ phổ biến mà CMC cung cấp. Cụ thể như sau: 

CMCSoft cung cấp dịch vụ Chụp quét, Ảnh hóa, và chuyển đổi dữ liệu đối với các tài liệu, hồ sơ dạng giấy. Hệ thống của CMC bảo đảm rằng sau khi số hóa, các dữ liệu giấy lập tức chuyển thành dữ liệu điện tử. Sau đó, khách hàng có thể lưu trữ trên bất cứ phương tiện truyền thông nào. 

Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại và Phát triển Công nghệ FSI

FSI có hơn 10 năm kinh nghiệm số hóa theo tiêu chuẩn bảo mật ISO/IEC. Với dịch vụ số hóa của FSI, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và giảm chi phí quản lý. FSI hỗ trợ dịch vụ 24/7.

DIGI-TEXX 

Dịch vụ số hóa tài liệu của Digii – Texx có khả năng hỗ trợ xử lý mọi khối lượng tài liệu. Phương pháp của Digii – Texx là sự kết hợp tối ưu giữa nhập dữ liệu thủ công và các kỹ thuật tiên tiến (OCR, OMR, ICR). 

Công ty TNHH BPO. MP

Công ty TNHH BPO. MP cung cấp dịch vụ số hóa dữ liệu với khả năng đối ứng nhiều loại hình dự án. Bên cạnh đó: 

• Cung cấp dịch vụ 24/24

Liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn nhanh nhất!